Organizacja wydarzenia lub eventu wymaga dużych nakładów środków finansowych. Dlatego wielu organizatorów decyduje się na skorzystanie z pomocy sponsora. Sponsoring to rodzaj współpracy korzystnej dla obu stron. Sponsor może zareklamować swoją firmę, a organizator uzyskać pieniądze na pokrycie kosztów związanych z imprezą. Jak pozyskać sponsorów na wydarzenie lub event? Na co zwrócić szczególną? O to 5 kroków do zdobycia sponsorów!

Sponsoring, czyli kto może zostać sponsorem? Jak przygotować projekt oferty?

Wbrew pozorom sponsoring nie zawsze musi oznaczać wykładanie pieniędzy przez sponsora. Tak naprawdę wszystko zależy od tego, jak będzie przebiegała współpraca. Przecież osoba, która zgodzi się za darmo wydrukować ulotki, udostępni lokal, czy przekaże nagrody na event, również będzie pełniła funkcję sponsora, ponieważ zamiast coś sprzedać, oddał, poświęcając tym samym swój czas i pracę. Jest to tzw. sponsoring rzeczowy.

W tym momencie należy wskazać też różnicę między sponsoringiem finansowym a darowizną. Mimo że w obu przypadkach przekazywane są pieniądze na rzecz wybranych osób, to w przypadku sponsoringu darczyńca nigdy nie należy do osób anonimowych. Sponsor oczekuje, że w zamian za wyłożone środki będzie mógł na evencie zareklamować swoją firmę, czy pokazać logo marki. W ten sposób za pieniądze włożone w wydarzenie zyskuje szansę, że pozyska nowych klientów i nawiąże ciekawą współpracę.

Zadając sobie pytanie, kto może być sponsorem, odpowiedź nasuwa się sama. Każda instytucja lub firma, która zainteresuje się ofertą i wstępnym projektem. W związku z tym pierwszym krokiem do tego, jak zdobyć sponsorów jest przygotowanie oferty. Każdy, kto będzie chciał wyłożyć swoje fundusze, musi wiedzieć, czy współpraca będzie dla niego korzystna.

Zanim więc organizator rozpocznie poszukiwania sponsora, powinien przygotować stronę internetową, na której zostanie przedstawiona szczegółowa oferta, opis eventu, cele oraz plany przyszłościowe. Ciekawym rozwiązaniem jest też przedstawienie na stronie swoich poprzednich eventów (o ile takie miały miejsce). Dzięki temu, sponsor zyska pewność, że projekt ma szansę powodzenia.

Zebranie środków na stronę internetową

Już sama organizacja eventu jest ściśle związana z wyłożeniem środków finansowych, ale również strona internetowa, która ma przyciągnąć sponsorów, też będzie kosztowna. Jednak wcale nie należy wykładać pieniędzy z własnej kieszeni. Należy pamiętać, że dziś największą siłą jest sieć.

To właśnie w niej organizowane zbiórki na różne cele. Warto więc spróbować pozyskać środki na przygotowanie strony i wstępną realizację projektu. Oczywiście osoby, które będą chciały wpłacić swoje pieniądze, muszą wiedzieć na co zostaną przeznaczone. Dlatego bardzo ważne jest to, aby dokładnie opisać, jakie są założenia projektu.

Warto też poprosić znajomych i rodzinę o promowanie zbiórki i udostępnianie jej dalej. Gdy wiadomość o niej trafi do większej liczby osób, tym więcej z nich będzie chciało nas wesprzeć.

Oczekiwania sponsorów

Jak wspomniano wcześniej, sponsoring musi być owocny dla obu stron współpracy. Organizator eventu zadając sobie pytanie, jak pozyskać sponsorów, musi wziąć pod uwagę, jakie będą ich oczekiwania. Oferta musi być skierowana do takich osób, które będą miały możliwość wypromowania swojej marki na imprezie i uzyskać korzyści. Dlatego też należy swoją ofertę współpracy skierować do takich firm, które będą mogły coś zyskać na sponsoringu. Przykładowo organizowana jest impreza charytatywna dla dzieci poszkodowanych alkoholizmem w rodzinie, to raczej sponsorem nie powinna zostać firma produkująca piwo. Wniosek jest więc prosty, firma i marka powinny być pozytywnie kojarzone.

Przygotowanie dobrej oferty

Ze sponsoringiem jest podobnie jak ze sprzedażą samochodu. Im lepiej zostanie przedstawiony w ofercie, tym więcej osób będzie zainteresowanych jego kupnem. Potencjalnego sponsora od początku trzeba zachęcić do udziału w projekcie. Dla niego oferta będzie intratna, jeśli znajdą się w niej następujące elementy:

• Krótki i ciekawy opis wydarzenia.
• Grupa docelowa, która w przyszłości może skorzystać z usług firmy.
• Zestawienie porównawcze do wydarzeń, w których sponsor brał udział.
• Podkreślenie zalet swojej imprezy.
• Wskazanie głównej idei wydarzenia i powiązanie jej z działaniem firmy.

Jak pozyskać sponsorów – obowiązkowe spotkanie

Samo przygotowanie oferty, organizacja eventu i poświęcanie własnego czasu tak naprawdę niewiele da, jeśli organizator nie zadba o odpowiedni kontakt z potencjalnym sponsorem. Oczywiście można próbować swoich sił telefonicznie, czy mailowo i przedstawiać ofertę firmom, ale ciężko będzie cokolwiek uzyskać bez bezpośredniego kontaktu.

Osoby, które mają wyłożyć swoje lub firmowe pieniądze, praktycznie zawsze chcą poznać osobiście ludzi odpowiedzialnych za organizację wydarzenia. Dlatego nie można unikać takiego spotkania. Zresztą nie tylko. Istotne jest też to, aby o sobie przypominać i utrzymywać stały kontakt z firmą, ponieważ istnieje spora szansa, że nie tylko skorzysta z oferty, ale też będzie chętna do współpracy w przyszłości.