Każdy przedsiębiorca, który sprzedaje towar ma obowiązek wystawienia faktury na żądanie, nawet dla osoby prywatnej. Wynika to z ustawy o VAT. Jakie więc dane powinna zawierać faktura wystawiana na rzecz osoby fizycznej? Czy powinien znaleźć się tam numer PESEL? Piszemy o tym w poniższym artykule.

Faktura imienna

Zacznijmy od wyjaśnienia czym tak naprawdę jest faktura imienna. Jest to po prostu faktura wystawiana osobom fizycznym, czyli nie firmom i przedsiębiorstwom. Taki dokument wystawia się, gdy przedsiębiorca dokonuje transakcji  z kimś, kto nie prowadzi działalności gospodarczej. Alternatywą faktury imiennej są po prostu paragony.

Taką fakturę należy wystawić do trzech miesięcy, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym dostarczono produkt do klienta lub wykonano usługę. Gdy prośba o wystawienie faktury została zgłoszona po upływie tych trzech miesięcy, sprzedawca może, ale nie ma obowiązku ją spełnić.

Wystawianie faktury imiennej nie jest zadaniem skomplikowanym. Uzupełnienie wszystkich danych często możliwe jest dzięki programowi do faktur w programie księgowym. Jeśli jednak występują problemy z tym związane, to w w jego obsłudze zawsze może pomóc biuro obsługi klienta. Fakturę można również uzupełnić według wzoru dostępnego w Sieci.

Warto pamiętać, że nasz klient nie musi podawać powodu, dla którego chce otrzymać fakturę imienną. Cel wydania faktury nie jest umieszczany w treści dokumentu.

Na podstawie faktury imiennej możliwy jest zwrot towaru do sklepu lub przedsiębiorstwa.

Dane do faktury imiennej

Przejdźmy teraz do najważniejszego zagadnienia w tym artykule. Aby dokument faktury imiennej odpowiadał standardom, powinien zawierać w sobie:

• datę, kiedy wystawiono dowód zakupu,
• numer faktury, który zgadza się z numeracją przyjętą w przedsiębiorstwie,
• dane sprzedawcy i klienta (imiona, nazwiska, nazwy firm, adresy),
• NIP sprzedawcy,
• jeśli data dokonania lub zakończenia dostawy różni się od daty zapłaty, to należy obie te informacje zamieścić na fakturze,
• nazwę towaru lub usługi,
• ilość sztuk towaru,
• cenę jednostkową towaru netto (czyli bez podatku VAT),
• jeśli towar był objęty promocją, rabatem albo inną obniżką, to taka informacja powinna znaleźć się na fakturze,
• wartość netto,
• stawka VAT,
• sumę towaru netto, podzieloną na elementy objęte danym podatkiem oraz te, które są z niego zwolnione,
• kwoty podatku VAT podzielone na dane produkty lub usługi,
• wartość całości zakupu brutto.

Zmiany w fakturach imiennych

Ogólnie nie można wprowadzać zmian do faktur imiennych. Można jednak stworzyć tzw. dokument korygujący. Powinien on wówczas zawierać:

• datę sprzedaży towaru, który chcemy zwrócić i termin zwrotu,
• dokument potwierdzający zakup,
• nazwę towaru, dzięki której będzie możliwa jego szybka identyfikacja,
• wartość brutto towaru oraz kwotę, którą przedsiębiorca nam zwrócił,
• protokół przyjęcia reklamacji lub zwrotu.

Dokument korygujący powinien być podpisany przez obie strony, które zawarły umowę.

Numer PESEL i NIP

W przypadku, kiedy odbiorcą faktury imiennej jest osoba, będąca czynnym podatnikiem VAT, to na dokumencie umieszcza się numer NIP. Taki numer jest głównym identyfikatorem tej osoby.

Natomiast gdy kupujący nie prowadzi żadnej działalności gospodarczej, to zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie ma obowiązku podawania numeru PESEL na fakturze imiennej. Można jednak to zrobić, gdyż nie jest to czynność zabroniona przepisami.

Ustawa o VAT a także rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur nie posiada osobnych przepisów, które nakazywałyby umieszczania numeru PESEL na dokumentach fakturowych.

Dokumentacja przychodów

Oczywistym jest, że sprzedaż na fakturę imienną musi być odpowiednio ewidencjonowana. Każdy taki dokument należy przekazać do działu księgowości, w celu rozliczenia. Faktury imienne można ewidencjonować na dwa sposoby:

• na podstawie dziennej ewidencji sprzedaży – gdy sprzedaż odbywa się w formie stacjonarnej,
• na podstawie wyciągu bankowego – gdy sprzedaż odbywa się online.

Ewidencja musi być ponumerowana w odpowiedni sposób. Koniecznie musi zawierać informacje o dacie uzyskania przychodu i ceny brutto. Musi też posiadać podsumowanie przychodu z konkretnego dnia. Numeracja porządkowa również jest obowiązkowa.