Zmiana siedziby przedsiębiorstwa to nie tylko przewóz mebli, czy też zawieszenie nowego szyldu. Jest to przede wszystkim obowiązek załatwienia wielu formalności. Niestety wielu przedsiębiorców zwłaszcza młodych często zapomina, że zmianę adresu nie tylko należy zgłosić do CEIDG. W jakim rejestrze jeszcze trzeba uwzględnić taki wpis? O czym jeszcze trzeba pamiętać? Wszystko zostało wyjaśnione poniżej!

Obowiązki rejestracyjne przedsiębiorcy

Centralna Ewidencja Działalności Gospodarczej (CEIDG) to portal, na którym można załatwić większość formalności dotyczących prowadzenia firmy. Skierowany jest do polskich przedsiębiorców. W trakcie składania wniosku o wpis do CEIDG każdy właściciel firm zobowiązany jest podać następujące adresy:

• Zamieszkania.
• Główne miejsce wykonywania działalności.
• Adres do doręczeń poczty i innych dokumentów.
• Inne miejsca podlegające pod firmę.
• Adres, pod którym przechowywane są dokumenty rachunkowe.
• Adres pełnomocnika.

W przypadku, gdy nastąpi, choćby jedna zmiana adresu, to przedsiębiorca zmuszony jest poinformować o tym fakcie wiele instytucji. Niezależnie od tego, czy będzie to zmiana adresu domowego, czy też firmy. To, w jakiej instytucji konieczne będzie składanie wniosku, zależne jest przede wszystkim od tego, jaki adres uległ zmianie.

W pierwszej kolejności zgłoszenia należy dokonać właśnie w CEIDG i zaktualizować dotychczasowe informacje. Na takie zgłoszenie przedsiębiorca ma siedem dni od momentu, gdy doszło do zmiany adresu. Taki obowiązek spoczywa zarówno na osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jak i wspólnikach spółek cywilnych. Wniosek można złożyć na cztery sposoby:

• Osobiście.
• Listem poleconym, na którym będzie widniał podpis notariusza.
• Drogą elektroniczną.
• Telefonicznie.
• Przez pełnomocnika.

W przypadku spółek cywilnych niezbędne jest też zgłoszenie na formularzu NIP-2 do urzędu zgodnego z miejscem siedziby spółki. Na składanie wniosku zarząd ma również siedem dni. Skoro już został wspomniany urząd skarbowy, to należy nadmienić, że przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółki muszą zgłosić zmianę adresu na wniosku VAT-R.  Dotyczy to oczywiście firm, które są podatnikami podatku VAT. Termin nadsyłania wniosku to także 7 dni.

Zmiana adresu firmy a ZUS i GUS

Kolejnym miejscem, w którym należy dokonać zgłoszenia o zmianie adresu, jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Na złożenie wniosku przedsiębiorca i wspólnicy spółki ponownie mają siedem dni od momentu nastąpienia zmiany. Należy wybrać oddział zgodny z miejscem zamieszkania. Do Głównego Urzędu Statystycznego nie są zobowiązani zgłaszać się przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, a jedynie wspólnicy spółki cywilnej. Zgłoszenia trzeba dokonać na formularzu RG-OP w ciągu siedmiu dni od nastania zmiany.

Zmiana adresu zamieszkania – kiedy i gdzie niezbędne jest złożenie wniosku

Mogłoby się wydawać, że miejsce zamieszkania nie ma większego znaczenia przy prowadzeniu firmy. Nic bardziej mylnego. Zwłaszcza jeśli dotyczy to jednoosobowej działalności gospodarczej. Głównie dlatego, że to właśnie miejsce zamieszkania ma bardzo duże znaczenie w wielu ważnych instytucjach. W takiej sytuacji należy uwzględnić zmianę adresu w:

• CEIDG na formularzu CEIDG-1. Złożenie wniosku dotyczy zmiany wpisu dotyczącego miejsca zamieszkania. W pozycji 1 trzeba wybrać drugi kwadracik, a w 4 wpisać nowy adres.
• Jeśli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, to zmiany adresu musi dokonać na wniosku VAT-R. Wpis dotyczy aktualizacji danych, które zaznaczane są w części B.2.
• ZUS/ZUA/ZZA przesyłane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Wspólnicy spółki cywilnej również powinni dokonać zmiany miejsca zamieszkania w CEIDG oraz ZUS-ie. Nie jest konieczne składanie wniosku w urzędzie skarbowym. Co więcej, zmianę należy uwzględnić w aneksie do umowy spółki.

Miejsce zamieszkania nie zawsze jest równoznaczne z adresem zameldowania. Zmiana tych danych powinna być zgłoszona jedynie do ZUS-u zarówno przez osoby prowadzące działalność gospodarczą, jak i wspólnicy spółki. W CEIDG nie trzeba zgłaszać zmiany adresu zameldowania, ponieważ na formularzu nie ma nawet takiej rubryki.

Zmiana głównej siedziby przedsiębiorstwa – gdzie zgłosić?

Zmiana adresu firmy może nastąpić z różnych przyczyn. Jeśli tak się stało, to należy pamiętać, jakie instytucje poinformować o tym fakcie. W przypadku jednoosobowej działalności jest to oczywiście CEIDG. Natomiast każdy wspólnik spółki musi odrębnie złożyć taki wniosek.

Dodatkowo spółka zgłasza zmianę danych na formularzu NIP-2. Trzeba zaznaczyć, że zmiana adresu firmy ma także znaczenie, jeśli sprzedaż rejestrowana jest przy pomocy kasy fiskalnej. W takiej sytuacji konieczna jest w niej zmiana danych oraz książce serwisowej. 

Adres do doręczeń oraz dodatkowe miejsca wykonywania działalności gospodarczej

Zmiany adresu do doręczeń w obu przypadkach (prowadzenie jednoosobowej firmy, wspólnicy spółki) trzeba złożyć w CEIDG oraz ZUS-ie. Zmianę dodatkowych miejsc wykonywania działalności przedsiębiorca zobowiązany jest zgłosić w CEID, a wspólnicy spółki w urzędzie skarbowym. Konieczne jest też przygotowanie aneksu do umowy spółki.